De post van je sponsorkind deed er voorheen zeker 10 weken over.
En dat vonden we net als jij veel te lang!
Daarom hebben we er in 2017 hard aan gewerkt dit te verbeteren.
De verwachting is dat brieven eind van het jaar gemiddeld 3 weken onderweg zijn.

 

Compassion doet er alles aan om de lijnen tussen jou en je sponsorkind korter te maken. Het is de reden dat ons Compassion-kantoor het eerste kwartaal van 2017 niet verbonden was met het internationale systeem. Je zou deze IT-operatie het beste kunnen vergelijken met een grondige verbouwing. Tijdens het proces kom je weleens dingen tegen die je niet gepland had waardoor de verbouwing langer duurt dan je had gedacht. Dat was in ons geval helaas ook zo. Het brieven schrijven, giften geven en informatie krijgen over je sponsorkind duurde daarom wat langer dan je van ons gewend bent.

 

Vanaf mei zijn we weer aangesloten op het internationale systeem en inmiddels zijn de meeste processen weer opgestart. In het tweede en derde kwartaal van 2017 hebben we keihard gewerkt om de opgelopen achterstanden in te halen. Het mooie van deze aansluiting is dat we de brieven veel sneller heen en weer kunnen sturen en deze sneller worden vertaald. Ook zal je gift aan je sponsorkind daar eerder terecht komen en hoor je sneller wat ermee is gedaan. En het zorgt ervoor dat we in de toekomst kunnen werken aan een My Compassion account waar je zelf je communicatie met ons en je sponsorkind kunt regelen.

 

Ook het nieuwe vertaalproces is in bijna alle landen uitgerold. Schrijf je in het Nederlands of moet de brief van je sponsorkind naar het Nederlands worden vertaald, dan duurt het op dit moment nog wat langer dan de beloofde 3 weken. We verwachten dat we de wachtrij eind 2017 hebben weggewerkt.
Als je ons daarbij wilt helpen, dan kun je je aanmelden als vertaalvrijwilliger.

 

Meer informatie vind je in de veelgestelde vragen op deze pagina.

Brieven schrijven
Brieven die voorheen 10-12 weken onderweg waren naar je sponsorkind, doen er nu gemiddeld nog maar 3 weken over. Om dit te bereiken hebben we het online schrijven via deze website aangepast en kun je nu ook via je tablet of telefoon je brieven versturen. Ook scannen we voortaan de handgeschreven brieven en sturen zo alle brieven digitaal door naar het land van je  sponsorkind. Brieven gaan vervolgens met de binnenlandse post naar het project, waar ze aan je sponsorkind gegeven worden. Wat er precies is veranderd en hoe je brief sneller bij je sponsorkind komt, lees je hier.

Giften geven
Een bedankbrief voor je verjaardags-, familie en projectgift (vanaf 15 Euro) en een reactie waar je gift aan is besteed, duurde ongeveer een half jaar. Nu kan je sponsorkind de gift eerder in ontvangst nemen en kan de bedankbrief binnen 2 maanden op je deurmat liggen!

Kindsponsoring
Met het nieuwe systeem kunnen kinderen ook veel sneller een sponsor krijgen. De verwachting is dat kinderen niet langer dan 3 maanden op een sponsor hoeven te wachten. Onderzoek heeft aangetoond  dat een kind dat een persoonlijke sponsor heeft en brieven krijgt, beter presteert op school en beter in zijn vel zit. Daarom werken we eraan dit zo snel mogelijk voor de kinderen te realiseren.

Tijdlijn


31 augustus 2017 – Alle sponsors waarvan het kind de afgelopen tijd uit het project is gegaan, zijn hierover geïnformeerd en ongeveer 7 van de 10 gaat door met sponsoring van een ander kind.

7 juli 2017 – De eerste 400 sponsors waarvan het kind de afgelopen tijd uit het project is gegaan (omdat het project met succes is afgerond of om een andere reden) krijgen een update en de vraag of ze een ander kind willen gaan sponsoren

9 juni 2017 - de eerste 300 brieven van sponsorkinderen zijn vandaag verstuurd en de komende weken volgen er nog 36.000 die de afgelopen maanden zijn geschreven. Het kan zijn dat er hierdoor in juni/juli meer dan één brief van je sponsorkind op de mat valt.

14 april 2017online schrijven en geven aan je sponsorkind is weer mogelijk

6 april 2017 – we zijn gestart met het doorsturen van de 4.000 brieven die jullie vanaf 10 januari online hebben geschreven naar jullie sponsorkinderen

4 april 2017 – de briefwisseling met sponsorkinderen is een van de processen die te maken heeft met onvoorziene obstakels in de database. Een oplossing hiervoor vinden en goed testen heeft deze week de hoogste prioriteit. Zodra het proces weer soepel en foutloos verloopt, kunt je weer online schrijven en extra giften geven aan je sponsorkind.

30 maart 2017 – we zijn weer verbonden met het internationale systeem en testen nog verschillende processen voordat ze weer opgestart kunnen worden. Dit betekent dat het online schrijven en geven van kindgiften in de loop van volgende week weer beschikbaar zal zijn

20 maart 2017 – vandaag start de update van onze database en dat betekent dat je een aantal dagen niet online kunt schrijven en dat het geven van een extra gift aan je sponsorkind tijdelijk iets meer handwerk vraagt

23 januari 2017 – meer dan 8.000 sponsors krijgen een nieuwe foto van hun sponsorkind

10 januari 2017 – Compassion Nederland is 13 weken niet verbonden met het internationale systeem

1 december 2016 – Compassion Nederland draait samen met Compassion Rwanda mee in de pilot van een nieuwe online vertaaltool

28 oktober 2016 – de afgelopen drie maanden zijn vanuit Nederland per week zo'n 1.000 brieven via online schrijven en 1.250 via post/scanner digitaal naar de projecten verzonden - in dezelfde tijd kwamen per week zo'n 2.750 brieven van de sponsorkinderen bij ons terecht om uit te printen en door te sturen naar de Nederlandse sponsor

18 oktober 2016 – er is nieuw briefpapier beschikbaar voor het online brieven schrijven

26 september 2016 – om het vertaalproces met 1 à 2 weken te versnellen, ontwikkelen we een website waar de brieven van jou en je sponsorkind geüpload worden en direct beschikbaar zijn voor vertaling - tot het zover is wordt er met de hand vertaald

14 augustus 2016 – in één maand zijn er via onze website ruim 2.000 brieven geschreven en volautomatisch doorgestuurd naar het veld

14 juli 2016 – het online brieven schrijven is vernieuwd, brieven van sponsors worden direct doorgestuurd naar het veldkantoor en daar geprint

10 juni 2016 – de brieven van sponsorkinderen worden op ons kantoor geprint en doorgestuurd

24 mei 2016 – scanner is in gebruik genomen, handgeschreven brieven van sponsors worden voortaan digitaal naar het veldkantoor gestuurd en daar geprint

Vragen en antwoorden


Algemeen

Wat verbetert er voor mij?

Brieven die je via de website digitaal verstuurt, zijn straksgemiddeld 3 weken onderweg naar je sponsorkind. Ook handgeschreven brieven zijn sneller op de plaats van bestemming, omdat ze op kantoor in Nederland worden gescand en digitaal naar het veldland worden doorgestuurd. De post van je sponsorkind doet er op dezelfde manier minder lang over om in Nederland aan te komen. Deze brieven zijn nog wel handgeschreven, maar worden op het veldkantoor gescand en vertaald. Zodra de vertaling klaar is, is de brief ook op ons kantoor beschikbaar om te versturen.

We weten dat veel sponsors graag sneller iets horen over de besteding van de extra giften die zij aan hun sponsorkind geven. Dat de bedankbrief (bij giften boven € 15,-) met deze informatie sneller in Nederland aankomt helpt daarbij. Daarnaast kunnen we verjaardags-, familie- en projectgiften ook sneller naar het veldland overmaken en dus eerder besteden. De verwachting is dat je na 2 tot 3 maanden een bedankbrief krijgt (dat was gemiddeld 6 maanden).

Wat verbetert er voor de sponsorkinderen?

De kinderen horen sneller wat van hun sponsor en hun eigen brieven en tekeningen zijn ook minder lang onderweg naar Nederland. Bovendien krijgen ze sneller een sponsor vanaf het moment dat ze op het project zijn ingeschreven.

Wat merken mijn sponsorkind en ik van de vertraging en hoe lang duurt het?

In het eerste kwartaal van 2017 hebben internationaal de laatste grote verandering plaatsgevonden  om alle systemen op elkaar aan te sluiten. Onze computers konden 13 weken niet communiceren met het internationale systeem en we moesten een aantal processen weer handmatig oppakken. Inmiddels zijn de grootste achterstanden ingelopen. Het schrijven van brieven en het overmaken van extra giften gaat inmiddels veel sneller dan voorheen. De nieuwe vertaaltool is internationaal uitgerold en helpt ons de vertaalachterstand in te lopen en de vertaalpiek van kerstkaarten en brieven op te vangen.

Komt de verjaardagsgift op tijd aan bij mijn sponsorkind?

Leuk dat je aan de verjaardag van je sponsorkind hebt gedacht! Omdat de giften nu veel sneller op het project beschikbaar zijn, is het grootste deel van de verjaardagsgiften die begin 2017 zijn overgemaakt op tijd aangekomen.

Verandert het incasso-moment als giften sneller bij mijn sponsorkind zijn?

Als wij automatisch een verjaardags- en/of kerstgift voor je sponsorkind bij je mogen afschrijven dan wordt het incasso-moment later dan je van ons gewend was. De verjaardagsgift wordt vanaf eind 2017 1 maand in plaats van 3 maanden voor de verjaardag van je sponsorkind afgeschreven en voor de kerstgift is de incasso in 2016 al verplaatst van oktober naar november.

Waar kan ik zien wat er verandert?

Op deze pagina en via social media en de maandelijkse nieuwsbrief hebben we op de hoogte van de veranderingen. Vanaf januari 2018 zal deze pagina niet meer beschikbaar zijn, al het nieuws voor sponsors delen we via social media, onze maandelijkse nieuwsbrief en andere emails.

Met wie kan ik contact opnemen als ik meer informatie wil over de brief of gift aan mijn sponsorkind?

De medewerkers van het Sponsor Engagement team helpen je graag verder. Je kunt contact met ze opnemen via telefoon, e-mail, WhatsApp, Facebook of Twitter.

Schrijven

Ik sponsor sinds kort, wanneer kan ik de eerste brief van mijn sponsorkind verwachten?

Natuurlijk kijk je uit naar de eerste brief van jouw sponsorkind. Op ongeveer hetzelfde moment dat jij de gegevens van je sponsorkind ontvangt, weet het sponsorkind dat jij zijn/haar sponsor bent geworden. Als de eerste brief geschreven is, doen we er alles aan om deze zo snel mogelijk bij jou te krijgen. Natuurlijk kun je ook zelf alvast een brief sturen. In je sponsormap vind je alles wat je nodig hebt voor de (online) correspondentie met je sponsorkind.

Het streven is dat eind 2017 brieven er gemiddeld nog slechts drie weken over doen. Tot die tijd zijn er nog uitzonderingen waarbij het juist langer kan duren. Als je na 3 maanden nog geen brief hebt ontvangen, neem dan gerust contact met ons op. We helpen je graag verder.

Wat is er veranderd in de schrijfwebsite?

We hebben het digitaal schrijven van brieven gebruiksvriendelijker gemaakt en ervoor gezorgd dat ze de juiste gegevens meekrijgen om ze direct digitaal door te sturen naar het veldland:

  1. Vanaf nu moet je inloggen met je naam, sponsornummer en e-maildadres, omdat je brief na verzenden direct naar het veldland gaat en ze daar jouw gegevens moeten herkennen. Meer informatie over waar je jouw sponsornummer vindt of hoe je jouw gegevens wijzigt, kun je hier vinden.
  2. Er zijn verschillende soorten briefpapier waaruit je kunt kiezen.
  3. Als je een foto meestuurt met je brief, wordt deze niet meer 'in' de brief geplaatst, maar als losse bijlage uitgeprint.
  4. Je hoeft niet meer aan te geven dat je jouw brief als pdf per mail wilt ontvangen, je kan deze in stap 5 zelf direct downloaden en opslaan.

Heb je de juiste gegevens ingevuld om in te loggen en werkt de schrijfmodule toch niet? Dan kan het zijn dat de versie van je webbrowser de pagina niet ondersteunt. Meestal lukt het wel als je een andere browser (Internet Explorer, Chrome, Firefox, etc.) gebruikt of een update van je browser installeert.

Waarom lukt het inloggen op de schrijfwebsite niet?

Vanaf nu moet je inloggen met je naam, sponsornummer en e-maildares, omdat je brief na verzenden direct naar het veldland gaat en ze daar jouw gegevens moeten herkennen. Meer informatie over waar je jouw sponsornummer vindt of hoe je jouw gegevens wijzigt, kun je hier vinden.

Let op: Je e-mailadres is hoofdlettergevoelig. Controleer goed of je het emailadres juist hebt ingevuld.

Heb je de juiste gegevens ingevuld om in te loggen en werkt de schrijfmodule toch niet? Dan kan het zijn dat de versie van je webbrowser de pagina niet ondersteunt. Meestal lukt het wel als je een andere browser (Internet Explorer, Chrome, Firefox, etc.) gebruikt of een update van je browser installeert.

Hoe kan het dat brieven van mijn ene sponsorkind korter onderweg zijn dan van mijn andere sponsorkind?

Mooi om te horen dat je al ervaart dat het sneller kan. Niet ieder land is even ver met de invoering van het nieuwe systeem en de nieuwe processen. Ze komen ook verschillende uitdagingen tegen en doen er binnen hun mogelijkheden alles aan opgelopen achterstanden zo snel mogelijk in te lopen. Bovendien verschilt het vertaalproces per land. Als brieven eerst nog fysiek heen en weer naar het vertaalbureau moet worden gestuurd, kost het meer tijd dan wanneer ze al op het project worden vertaald naar het Engels en op het Compassion-kantoor direct kunnen worden gescand en doorgestuurd.

Waarom gaan jullie over op digitale brieven, ik vind de handgeschreven brief van mijn kind juist zo bijzonder?

Mooi om te horen dat je zo’n persoonlijke band met je sponsorkind ervaart! Dat willen wij graag stimuleren. We hebben ook gemerkt dat veel sponsors het fijn vinden sneller reactie te krijgen van hun sponsorkind. Via de post kunnen wij dat niet realiseren. Door brieven digitaal beschikbaar te stellen, kunnen we de brieven gemiddeld binnen 3 weken bezorgen. Goed om te bedenken dat de brief nog steeds door jouw kind (of begeleider) wordt geschreven, daarin verandert niets. Je hebt de brief alleen wel veel eerder bij jou thuis!

Kan ik nog extra kadootjes meesturen?

Leuk dat je erover denkt iets extra’s te sturen! Dat kan inderdaad nog steeds. Een stickerboek, plaatjes, kaarten, kleurplaat e.d. sturen we nog steeds door naar je sponsorkind. Als het gescand kan worden, sturen we het mee met je brief. Kan dit niet, dan sturen we het per post naar je sponsorkind, dit duurt dan nog steeds 2-3 maanden. De brief zal wel worden gescand en eerder bij je sponsorkind worden bezorgd. Klik hier voor meer ideeën wat je aan je sponsorkind kunt sturen.

Dit is veranderd


Brieven waren voorheen 10-12 weken onderweg naar je sponsorkind. Nu is dat gemiddeld nog maar 3 weken.

Een bedankbrief voor je extra gift (vanaf 15 Euro) duurde ongeveer 6 maanden. Nu is de gift eerder op het project en kan de reactie binnen 2 maanden op je deurmat liggen.

Kinderen konden tot 6 maanden ongesponsord in een project opgenomen zijn. Nu hebben ze gemiddeld binnen 3 maanden een eigen sponsor.